RAPAT SUSUNAN KERJA KEARSIPAN PADA DINAS CIPTA KARYA DAN SUMBER DAYA AIR PROVINSI SULAWESI TENGAH

CIKASDA NEWS – Menindaklanjuti Surat Keputusan (SK) Kepala Dinas Cipta Karya dan Sumber Daya Air Provinsi Sulawesi Tengah, Nomor 480/37.1/kpts-cikasda/2024 Tanggal 02 Juli 2024 Tentang Susunan Pengelola Arsip, maka diadakan rapat susunan kerja pengelola arsip dan unit kearsipan yang ada pada Dinas Cipta Karya dan Sumber Daya Air Provinsi Sulawesi Tengah bertempat di lantai 4 ruang arsip pada hari Rabu 04/09/2024.

Rapat tersebut dibuka oleh Sekretaris Dinas CIKASDA St. Buhafiah B., ST.,M.Si mewakili Dr. Andi Ruly Djanggola SE.,M.Si selaku Kadis Dinas CIKASDA, dan didampingi oleh Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Umum serta Koordinator Unit Kearsipan pada Dinas CIKASDA.

Dalam pembukaan serta arahannya St. Buhafiah B.,ST.,M.Si menyampaikan agar unit kerja diharapkan agar segera melakukan penyusunan dokumen-dokumen kearsipan di lingkungan Dinas CIKASDA meliputi pemindahan arsip inaktif dan aktif, pemusnahan arsip secara berkala. Dengan demikian arsip-arsip yang ada di unit kerja tidak menumpuk dan membebani unit dalam penyimpanannya.

“Arsip yang dimusnahkan adalah arsip-arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna. Selain itu juga untuk menciptakan keseragaman penggunaan dalam memudahkan mencari dokumen yang telah diarsipkan perlu adanya kode klasifikasi arsip sehingga dengan hal ini susunan dalam pengelolan arsip tersusun dengan rapi dan teratur” ujar St. Buhafiah

Kearsipan adalah dasar untuk melakukan aktivitas administrasi pengelolaan berkas yang dimulai dari kegiatan penyusunan, penyimpanan, dan pemeliharaan berkas, dimana jika diperlukan dikemudian hari, arsip tersebut dapat dipergunakan kembali sesuai dengan sifat arsip yang terpercaya, dapat diakses, rapi, bersih, dan lainnya.

Tujuan kegiatan ini menjelaskan pentingnya pengelolaan kearsipan dan manfaat tata kelola kearsipan, mekanisme pelaksanaan pengarsipan, baik dari segi SDM, peralatan yang dibutuhkan, serta teknis pelaksanaan yang dibahas secara rinci.

Diakhir kegiatan unit kerarsipan dan pengelola kerarsipan Dinas Cipta Karya dan Sumber Daya Air Provinsi Sulawesi Tengah melakukan survei tempat penyimpanan berkas kearsipan yang berada dilantai 4 (empat).